内容を知らされていない就業規則は無効か？

どうすれば周知させたことになる？

どうすれば就業規則を労働者に周知させたことになるのでしょうか？法律では、具体的に次の３つの方法をあげています。

①見やすい場所へ掲示したり備え付けたりする。
②労働者に書面を交付する。
③労働者がパソコンなど機器を使っていつでも内容を確認できるようにする。

労働者が実際に就業規則を読んだかどうか、内容を認識していたかどうかまで要求されません。労働者が就業規則の内容を知ろうと思えば知ることができる状態にしておけば「周知させた」ことになるのです。

「周知」をおろそかにしていないか

しかし、就業規則を労働基準監督署に届けるところまではできていても、「周知」の部分もおろそかにしている会社が意外と多いのです。
全員に配布したり、社内イントラにアップして社員がいつでも見られるようにしている会社もありますが、中には、社長の机の引き出しや総務部のキャビネットにしまいこんでいて、見たくても見たいと言い出しにくい状態になっている会社もあります。これでは。「周知させた」とはいえません。
また、休憩室など誰でも見られる場所に保管していたとしても、そこに保管されていることを社員に知らせていない、あるいは知らせていても「確かに知らせた」と照明できる客観的な証拠が残っていないケースもあります。
就業規則の有効性（周知させていたかどうか）について労使で争いになった場合は、会社側に周知させたことを証明する義務があるのです。

会社側に大きなリスクが

就業規則を社員に見せたくないと考える経営者は多いようです。就業規則に規定したとおりに残業代を支払えていないから社員に気付かれると困る・・・などいろいろ理由はあるでしょう。しかし、周知させていないために会社側が困ることがたくさんあります。
就業規則が周知ｄされていないと判断されれば就業規則の内容が丸ごと無効になってしまうのですから、これは大変なことなのでです。

周知させたと証明できるように

就業規則のありかを知らせたかどうかという些細な問題ですが、これが否定されたときのインパクトは相当大きいものです。会社側は「確かに周知させた」と証明できるようにしておかなければなりません。
パソコンの共有フォルダに保存しておくにせよ、休憩室の本棚に入れておくにせよ、就業規則がその場所にあるということを労働契約書に明記しておくなどの対策が必要でしょう。また、印刷した就業規則を一人ひとりに配る場合でも受領のサインをもらっておくとよいでしょう。