せっかく集中して仕事がはかどっていたのに電話がかかってきたり、「ちょっといいですか?」と話かけられて集中が途切れてしまったということはありませんか?
仕事をしていく中で、電話対応や同僚とのコミュニケーションはもちろん必要なことです。ある研究によると、一度業務を中断すると、再度集中してその業務に取り組むまで平均23分かかるそうです。
こうしたことから、「集中タイム」「がんばるタイム」などの名称で、確実に誰にも邪魔されずに集中できる時間を設けている会社があります。
メリットとデメリット
この取り組みは大手下着メーカーで実施され、多くのメディアで紹介されたことから有名になりました。取り入れた会社も多いようですが、中にはうまくいかなかったところもあるようです。
集中タイムのメリット
- 集中でき、効率よく仕事をこなせる
- 一人で集中する時間とコミュニケーションを取りながら仕事をする時間、スケジュールを立ててメリハリをつけて仕事ができる。
集中タイムのデメリット
- 取引先に理解されにくい
- 他の時間は気が緩む
- 話しかけられ、少しぐらいならと対応しているうちに形骸化してしまう
全社一斉に実施
部署ごとに実施すると、それぞれの集中タイムの時間が違って部署間の連絡がつかないなどのトラブルが起こりがちです。
そのため、B社では、全社一斉に13~15時の2時間を「集中タイム」に設定しています。
この時間帯は、電話に出ず、メールも対応せずに、資料作成や企画などの業務に集中します。
この時間中に電話があった場合は、電話対応の担当者が受付をし、15時以降に折り返す仕組みです。携帯電話にかかってきた場合でも13時~15時は電話に出ないであとから折り返します。
個人ごとに実施
一方A社では、自分が集中したいときに個人ごとに「集中タイム」を決めるルールになっています。
- 集中タイムに入ると宣言する
- 何時まで集中タイムにするのか付箋に書いて壁に貼る
- 集中タイムは連続1時間以内
- イヤホンまたはヘッドホンをする(周囲から見て集中タイムであるとわかるように)
延長したい場合は、もう一度同じ手順を踏んで集中タイムに入ります。